Як оплачувати працівнику час навчання на курсах підвищення кваліфікації?

07.09.2018

Як оплачувати працівнику час навчання
на курсах підвищення кваліфікації?

Джерело інформації: Газета “Бухгалтерия: бюджет”, автори статті Вероніка Чернишова і Оксана Верхогляд, експерти газети.

Причому здебільшого – це не примха працівника або його керівництва, а обов’язкова процедура, без якої неможливо пройти атестацію, підтвердити наявну та/або отримати нову категорію (розряд, посаду) тощо. Сьогодні ми розглянемо основні питання, пов’язані з виплатами працівникам при направленні їх на курси підвищення кваліфікації.

Трудові гарантії

Чинним законодавством, а саме ст. 122 КЗпП, передбачено, що при направленні працівників для підвищення кваліфікації з відривом від виробництва за ними зберігається місце роботи (посада) і здійснюються виплати, передбачені законодавством.

Які виплати належать працівникові в такому разі, зазначено в постанові N 695. Це:

  • – збереження середньої заробітної плати за основним місцем роботи за час навчання;
  • виплата добових за кожний день перебування в дорозі в розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень;
  • оплата вартості проїзду працівника до місця навчання й назад;
  • відшкодування витрат на найм житлового приміщення в порядку, встановленому для службових відряджень (якщо немає можливості забезпечити працівнику проживання в гуртожитку готельного типу).

НА ЗАМІТКУ. При направленні на курси підвищення кваліфікації працівників бюджетних установ також необхідно враховувати галузеві документи. Зокрема, для держслужбовців і посадових осіб місцевого самоврядування додатково потрібно враховувати вимоги Положення N 564. А в разі закордонних поїздок працівників на стажування (підвищення кваліфікації) – ще й норми Положення N 287.

Виплати, гарантовані працівникам за час навчання з відривом від виробництва, здійснюються за основним місцем роботи працівника.

Відрядження чи ні?

Запитання, чи є направлення працівника на курси підвищення кваліфікації відрядженням, хвилює багатьох, оскільки від цього залежить низка принципових моментів.

Дійсно, між цими поїздками є дуже багато схожого. В обох випадках:

– за працівником зберігається місце роботи та заробітна плата;
– працівнику виплачують добові й відшкодовують витрати на проїзд і проживання;
– працівникїде в поїздку за направленням керівника установи;
– установа проводить витрачання коштів за КЕКВ 2250 “Видатки на відрядження” (згідно з п.п. 2.2.5 Інструкції N 333 усі витрати на навчання працівників визначені як “витрати на відрядження”).

Більше того, безпосередньо в Інструкції N 59, що регулює відрядження працівників, встановлено обмеження щодо тривалості поїздок при направленні на курси підвищення кваліфікації (навчання, стажування) окремих категорій працівників.

“Перетинання” цих поїздок пов’язано ще й з тим, що жодних спеціальних правил щодо документального оформлення поїздок працівників на курси підвищення кваліфікації не встановлено. У зв’язку з цим тут доцільно застосовувати порядок, визначений для службових відряджень (зокрема, наявність наказу керівника установи про направлення працівника на курси, а після повернення працівника – складеного ним Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт; далі – Звіт).

Однак не варто забувати, що гарантії за час перебування працівників у цих поїздках регулюють різні норми КЗпП: для курсів підвищення кваліфікації – ст. 122 КЗпП, а для відряджень – ст. 121 КЗпП. Як бачимо, це різні трудові гарантії, підкріплені своїми нормативними документами. Основні з них: для курсів підвищення кваліфікації – постанова N 695, для відряджень – Інструкція N 59. В офіційних роз’ясненнях органів також можна натрапити на позицію, що направлення працівника на навчання не є відрядженням (зокрема лист МФУ від 20.05.2013 р. N 31-07230-16-27/15177).

На наш погляд, є дві принципові відмінності між цими поїздками:

1) у відрядженні працівник виконує службове доручення, тобто працює, а на курсах підвищення кваліфікації – навчається (підвищує рівень своїх знань), хоча в багатьох випадках це відбувається в обов’язковому порядку, передбаченому чинним законодавством;

2) відрядження – це завжди поїздка до іншого населеного пункту, а курси підвищення кваліфікації можуть проходити в населеному пункті за місцем основної роботи. Інша справа, що якщо працівника направлено на курси до іншого населеного пункту, то тут залучають деякі додаткові норми для відряджень: виплата добових, відшкодування витрат на проїзд і проживання в порядку й розмірах, установлених для службових відряджень.

Далі докладніше зупинимося на кожній складовій.

Збереження середнього заробітку

Порядок розрахунку

Середньоденна (середньогодинна) зарплата для оплати періоду перебування працівника на курсах підвищення кваліфікації обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час за 2 останні календарні місяці згідно з Порядком N 100.

Якщо протягом останніх 2 місяців працівник не працював, середня зарплата обчислюється, зважаючи на виплати за попередні 2 місяці роботи. Якщо і протягом цих місяців працівник не відпрацював жодного робочого дня, середній заробіток обчислюється виходячи з установленої йому тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

НАГАДАЄМО! На відміну від розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток (12-місячний розрахунковий період), при розрахунку середнього заробітку за 2 останні календарні місяці, крім виплат, зазначених у п. 4 Порядку N 100, не враховуються виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (відпустки, відрядження, виконання громадських обов’язків тощо), а також допомога по тимчасовій непрацездатності.

Далі звернемо увагу на такий момент. Для службових відряджень ст. 121 КЗпП встановлено, що оплата праці за виконану роботу під час відрядження оплачується відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку. На курсах підвищення кваліфікації працівник не виконує доручення (завдання) роботодавця, тобто цей період не є відрядженням. Тому в разі направлення працівника на курси підвищення кваліфікації правило ст. 121 КЗпП не застосовується. Для оплати такого періоду розраховується середній заробіток згідно з Порядком N 100 без його порівняння з установленим працівнику середньоденним (середньогодинним) заробітком.

Той факт, що період навчання на курсах підвищення кваліфікації не є відрядженням, підтверджує й Мінпраці у листі від 22.06.2010 р. N 6551/0/14-10/13. У ньому, зокрема, зазначено, що пропущений з цієї причини робочий час вказується в табелі обліку робочого часу позначкою “ІН” (цифрове позначення – “22”) на підставі відповідного наказу (розпорядження) керівника про направлення працівника на курси (семінар, тренінг). Тоді як перебування у відрядженні табелюється позначкою “ВД” (цифрове – “07”).

Приклад 1. Працівника установи направлено на курси підвищення кваліфікації з 8 по 25 жовтня 2014 року. Встановлено тривалість робочого часу – 30 годин на тиждень. Субота й неділя – вихідні дні. Дані для розрахунку середнього заробітку наведено в табл. 1.

Таблиця 1. Дані про дохід І фактично
відпрацьований час у розрахунковому періоді

Місяць Сума нарахованого доходу, грн. Кількість фактично відпрацьованого часу, дні Середньоденна зарплата, грн/дн
За відпрацьований час згідно з окладом Надбавка за особливі умови праці Надбавка за вислугу років Усього
Серпень 2014 р. 1700,00 510,00 340,00 2550,00 20 121, 43
Вересень 2014 р. 1700,00 510,00 340,00 2550,00 22
Усього 3400,00 1020,00 680,00 5100,00 42

Пропущений робочий час через перебування на курсах підвищення кваліфікації – 13 днів (згідно з графіком роботи працівника).

Розрахунок зарплати, яка зберігається за період курсів:

121,43 грн/дн х 13 дн = 1578,59 грн.

Додатково надбавки (за особливі умови праці, за вислугу років) не нараховуються, оскільки середній заробіток розраховано з урахуванням цих виплат.

Облік заробітку за сумісництвом

Тут звернемо увагу на ситуації, коли працівник, який направляється на курси підвищення кваліфікації, працює ще й за сумісництвом у цього чи в іншого роботодавця.

У загальному випадку згідно з п.п. “а”п. 1 постанови N 695 за працівником у цей період зберігається середній заробіток за основним місцем роботи. Тут же зроблено виняток для вчителів та інших працівників освіти, які направляються на курси і до інститутів удосконалення вчителів. За ними зберігається середня заробітна плата за кожним місцем роботи.

Для всіх інших випадків потрібно керуватися нормами Порядку N 100, а відповідно до його п.п. “ї” п. 4 при розрахунку середнього заробітку не враховується заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством).

Такі виняткові випадки передбачені п. 10 Положення N 43. Так, заробітна плата на всіх місцях роботи враховується при обчисленні середнього заробітку:

– вчителям і викладачам, які працюють у декількох середніх загальноосвітніх, професійних та інших навчально-освітніх, а також вищих навчальних закладах, прирівняним до них за оплатою праці працівникам, а також педагогічним працівникам дошкільних виховних, позашкільних та інших навчально-виховних закладів (як в одному, так і в декількох);

– медичним і фармацевтичним працівникам лікувально-профілактичних та санітарно-епідеміологічних закладів охорони здоров’я, установ соціального забезпечення, дитячих будинків, шкіл-інтернатів, аптек для дітей-сиріт, а також дітей, які мають вади у фізичному чи розумовому розвитку, дитячих дошкільних виховних закладів, медико-соціальної експертизи; сестрам милосердя товариств Червоного Хреста та Червоного Півмісяця України. Підтвердження цьому знаходимо в п. 2 постанови N 524.

Переліченим вище категоріям працівників до середнього заробітку також зараховують додаткову оплату за роботу, яка не є сумісництвом. До таких робіт належать (п. 8 Положення N 43):

– робота без обіймання штатної посади на тому ж підприємстві, в установі, організації, виконання учителями середніх загальноосвітніх та викладачами професійних навчально-освітніх, а також вищих навчальних закладів обов’язків із завідування кабінетами, лабораторіями й відділеннями, педагогічна робота керівних та інших працівників навчальних закладів, керівництво предметними та цикловими комісіями, керівництво виробничим навчанням та практикою учнів і студентів, чергування медичних працівників понад місячну норму робочого часу тощо;

– робота вчителів і викладачів середніх загальноосвітніх, професійних та інших навчально-виховних закладів, а також вищих навчальних закладів, прирівняних до них за оплатою праці працівників, концертмейстерів і акомпаніаторів навчальних закладів з підготовки працівників мистецтв та музичних відділень (факультетів) інших вищих навчальних закладів, утому самому навчальному закладі понад установлену норму учбового навантаження, педагогічна робота та керівництво гуртками в тому самому навчальному закладі, дошкільному виховному, позашкільному навчально-виховному закладі.

Добові витрати

Відповідно до п.п. “в” п. 1 постанови N 695 іногороднім працівникам протягом першого місяця навчання добові виплачуються в розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень, а в наступні місяці до закінчення строку навчання – тим, хто одержує заробітну плату в розмірі менше 6 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (нмдг), виплачується стипендія в розмірі 20% добових.

Зауважимо, що на сьогодні розраховувати на стипендію працівникам не доводиться. Річ утім, що розмір нмдг у цьому випадку становить 17 грн (п. 5 підрозд. 1 розд. ХХ ПКУ). Відповідно стипендію в розмірі 20 % добових передбачено, якщо встановлена зарплата працівника не перевищує 102,00 грн.

Добові для працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, виплачуються в розмірі, визначеному постановою N 98. Так, гранична сума добових витрат для поїздок у межах України – 30 грн. на день. Розмір добових для працівників інших суб’єктів господарювання (не бюджетних) встановлюється керівництвом таких суб’єктів самостійно й фіксується у внутрішньому документі (положенні про відрядження).

НА ЗАМІТКУ. Витрати на харчування, вартість і якого включено до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, відряджений працівник оплачує за рахунок добових витрат. Інакше кажучи, розмір добових зменшується на вартість такого харчування.

Крім того, слід мати на увазі: якщо приймаюча сторона (організатор курсів) забезпечує осіб, які навчаються, безоплатним харчуванням або якщо вартість харчування включено до рахунків на найм житла, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові відшкодовуються в таких розмірах:

80% (24,00 грн) – при 1-разовому харчуванні;
55% (16,50 грн) – при 2-разовому харчуванні;
35% (10,50 грн) – при 3-разовому харчуванні.

Відшкодування витрат на проїзд і проживання

Згідно з п.2 постанови N 695 оплата проїзду працівників, які направляються на навчання з відривом від виробництва, до місця навчання й назад, відшкодування витрат, пов’язаних з наймом житлового приміщення, здійснюється за місцем основної роботи.

Постановою N 695 передбачено, що витрати на найм житлового приміщення відшкодовуються в порядку, встановленому для службових відряджень. У зв’язку з цим потрібно враховувати граничні розміри витрат на найм житлового приміщення для працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, визначені постановою N 98. Таку межу встановлено в розмірі 250,00 грн на день.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Роботодавець відшкодовує працівникові тільки витрати на проїзд до місця навчання і назад, а також на проживання. Компенсація Інших витрат (проїзд міським транспортом, перевезення багажу тощо), передбачених для службових відряджень, при направленні на курси підвищення кваліфікації законодавством не передбачена.

Для відшкодування понесених витрат працівник зобов’язаний надати оригінали підтвердних документів. Рекомендуємо ці документи додати до складеного працівником Звіту, хоча обов’язкової вимоги щодо складання такого документа в разі направлення на курси підвищення кваліфікації в законодавстві немає.

Чи сплачувати ПДФО, ЄСВ та військовий збір?

Вище ми вже з’ясували, що в період перебування працівника на курсах підвищення кваліфікації за ним зберігається середній заробіток. Такий дохід є зарплатою й обкладається податком на доходи фізичних осіб (ПДФО), єдиним внеском (ЄСВ) і військовим збором на загальних підставах.

Якщо працівника направлено на курси підвищення кваліфікації до іншого населеного пункту, то чинне законодавство гарантує виплату йому добових, а також компенсацію витрат на проїзд і проживання в порядку й розмірах, установлених для службових відряджень. З одного боку, це дає підстави для зарахування цих виплат до витрат на відрядження з відповідним їх оподаткуванням. З іншого – щодо таких витрат у чинному законодавстві є свої спеціальні норми. Так, виплати в межах встановлених норм, не обкладаються:

– ПДФО на підставі п.п. 165.1.37 ПКУ, згідно з яким не включається до оподатковуваного доходу фізособи сума витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) платника податку згідно із законом;

– ЄСВ на підставі п. 9 розд. II Переліку N 1170, а саме під звільнення потрапляють витрати на підготовку та перепідготовку кадрів (крім суми заробітної плати, що зберігається за основним місцем роботи працівників, за час їхнього навчання з відривом від виробництва в системі підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів). Причому тут немає застереження, що підвищення кваліфікації має бути передбачено чинним законодавством. Це свідчить про те, що в усіх випадках з таких виплат ЄСВ не справляється;

– військовим збором на підставі п. 1.2 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX та п.п. 140.1.3 ПКУ у частині витрат на професійну підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації працівників робітничих професій, а також уразі якщо законодавством передбачено обов’язковість періодичної перепідготовки або підвищення кваліфікації. Аналогічні по суті роз’яснення Міндоходів надало в категорії 132.02 ЗІР щодо оподаткування добових на відрядження в межах встановлених норм з посиланням на п.п. 140.1.7 ПКУ. Такі витрати не є доходом працівника, а отже, не підпадають під об’єкт обкладення військовим збором ані як дохід у вигляді зарплати, ані як інші заохочувальні та компенсаційні виплати або інші виплати й винагород, які нараховуються (виплачуються, надаються) платнику у зв’язку з трудовими відносинами та за цивільно-правовими договорами. Відповідно в тих випадках, коли чинним законодавством не передбачено обов’язкове періодичне підвищення кваліфікації працівників, буде об’єкт для оподаткування військовим збором.

Відображаємо в обліку витрати на навчання

Установи виплачують середній заробіток, який зберігається за працівником протягом періоду його навчання за КЕКВ 2110 “Оплата праці”.

Що стосується додаткових витрат (добові, оплата проїзду та проживання), то слід зазначити таке. Хоча, як ми з’ясували, відвідування курсів підвищення кваліфікації не є відрядження в повному сенсі, п.п. 2.2.5 Інструкції N 333 передбачено, що оплата проїзду, добових та інших витрат при направленні працівників на курси та до навчальних закладів проводяться за КЕКВ 2250 “Видатки на відрядження”. Отже, у бухгалтерському обліку бюджетних установ видатки на підвищення кваліфікації працівників нічим не відрізняються від “класичних” видатків на відрядження.

Установа, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Видати працівнику аванс на відрядження можна лише за умови, що в помісячному плані використання бюджетних коштів установи на відповідний місяць затверджено асигнування за КЕКВ 2250 у потрібному нам розмірі.

Щоб визначити суму, яка забезпечить потреби працівника під час перебування на курсах, установа складає кошторис витрат (довідку-розрахунок) довільної форми. Зі складеним розрахунком та вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування й використання коштів, виданих на відрядження, необхідно ознайомити працівника.

Як зазначалося вище, після повернення працівника з курсів, він має оформити Звіт, до якого додати оригінали документів, що підтверджують понесені ним витрати. Працівники бухгалтерії перевіряють правильність оформлення підтвердних документів та реєструють Звіт.

Розрахунки з підзвітними особами відображаються на субрахунку 362 “Розрахунки з підзвітними особами”. Для узагальнення операцій з підзвітними особами призначено меморіальний ордер N 8 “Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами” ф. N 386 (бюджет).

Головні тези

– Трудове законодавство містить гарантії для працівників, яких роботодавець направляє на курси підвищення кваліфікації.
– За працівниками в цей період зберігається місце роботи й заробіток, а іногороднім працівникам відшкодовуються витрати на проїзд і найм житлового приміщення.
– Середній заробіток для оплати пропущених робочих днів (годин) розраховується виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці.
– Працівникам бюджетної сфери добові та витрати на найм житлового приміщення виплачують у розмірах, установлених для службових відряджень.
– Для відшкодування понесених витрат (крім добових) працівник зобов’язаний надати оригінали підтвердних документів. Рекомендуємо також складати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.
– Виплати, пов’язані з поїздкою працівника на обов’язкові періодичні курси підвищення кваліфікації, у межах встановлених норм не обкладаються ПДФО, ЄСВ і військовим збором.
– Видати працівнику аванс для поїздки на курси підвищення кваліфікації можна лише за умови, що в помісячному плані використання бюджетних коштів установи на відповідний місяць затверджено асигнування за КЕКВ 2250.

Використані документи:

КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.;
ПКУ – Податковий кодекс України від .12.2010 p. N 2755-VI;
Постанова N 695 – постанова КМУ “Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва” від 28.06.1997 р. N 695;
Порядок N 100 – Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 р. N100;
Положення N 287 – Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання та стажування, затверджене постановою КМУ від 04.03.1996 р. N 287;
Положення N 564 – Положення про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування, затверджене постановою КМУ від 07.07.2010 р. N 564;
Постанова N 98 – постанова КМУ “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” від 02.02.2011 р. N 98;
Положення N 43 – Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, затверджене спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і МФУ від 28.06.1993 р. N 43;
Інструкція N 333 – Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом МФУ від 12.03.2012 р. N 333;
Інструкція N 59 – Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1 998 р. N 59;
ЗІР – Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс Державної фіскальної служби України, розміщений за посиланням: http://zir.minrd.gov.ua).

—————–

Поділитися:

Інші статті:

1 коментар

  1. Татьяна сказав:

    Руководство отказывается отправлять на курсы повышения с отрывом от производства оргументируя тем, что некому будет работать. Нас отправляют на тематические курсы (ТУ)и предаттестационные и в выставляют на ставку дежурства в ночное время и выходные, при этом платят только за отработанные дежурства. Законно ли это? Курсы в нашем же городе.

Написати коментар